Google Drive File Stream là gì? Cách cài đặt và sử dụng Drive File Stream

Drive File Stream (Tệp Drive trực tuyến) được Google đưa vào sử dụng vào tháng 9/2017. Tuy nhiên, một số người dùng vẫn còn nhầm lẫn giữa Google Drive File Stream so với Google Drive hay Google Drive for Mac/PC hay Google Backup and Sync. GDrive.VIP sẽ hướng dẫn rõ hơn về khái niệm cũng như cách sử dụng Google Drive File Stream một cách hiệu quả nhất.

Google Drive File Stream là gì?

Google Drive File Stream là ứng dụng dành cho máy tính để bàn, cho phép bạn nhanh chóng mở tất cả các file trong Google Drive, cũng như trực tiếp từ máy tính của bạn, nghĩa là bạn được sử dụng mọi thứ mà không liên quan đến bộ nhớ của dung lượng ổ cứng trên máy tính và tốn ít thời gian hơn để các File đó được đồng bộ hóa. Là ứng dụng dành cho các doanh nghiệp; bạn phải có tài khoản Gmail cho doanh nghiệp hoặc cho trường học mới có thể sử dụng được Drive File Stream hay còn gọi là Tệp Drive trực tuyến.

Google Drive File Stream là một phần mềm khá hay mà Google phát minh và đưa vào sử dụng tại thời điểm này. Chắc hẳn các bạn ai cũng biết đến Google Drive và thường xuyên sử dụng Google Drive để lưu trữ dữ liệu, thông tin. Chính vì nhu cầu sử dụng Gooel Drive quá lớn và nhận được sự ủng hộ từ người dùng nên Google đã phát triển thêm Google Drive File Stream, điểm nổi bật của phần mềm này là giúp bạn đồng bộ tất cả thông tin, dữ liệu trên tài khoản Google Drive của bạn với Google Drive File Stream trên máy tính của mình. Ở chiều ngược lại, khi bạn có 1 file dữ liệu cần lưu lại và upload lên Google Drive, các bạn chỉ cần vào Google Drive File Stream và thả file đó vào. Đây là giải pháp cực kì tiết kiệm thời gian trong những trường hợp mạng chậm hoặc bị sự cố.

Cả Drive File Stream và Backup and Sync đều là các ứng dụng yêu cầu phải được cài đặt trên máy tính, cho phép bạn truy cập và quản lý, đồng bộ các tài liệu được lưu trữ trên Google Drive, trực tiếp từ máy tính của mình. Tuy nhiên:

  • Drive File Stream: Là ứng dụng dành cho các doanh nghiệp; bạn phải có tài khoản Gmail cho doanh nghiệp hoặc cho trường học mới có thể sử dụng được Drive File Stream.

*Những tài khoản có tên miền doanh nghiệp, ví dụ như: tranvanphong@tencongty.com hay tranvanphong@ggdrive.net hay tranvanphong@good.edu.vn (những loại đang được bán tại GDrive.VIP)

  • Backup and Sync: Cũng là một ứng dụng để truy cập và đồng bộ dữ liệu như Drive File Stream, nhưng chủ yếu dùng cho người dùng sử dụng tài khoản Google cá nhân. Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng ứng dụng này song song với Drive File Stream.

*Những tài khoản cá nhân có đuôi @gmail.com, ví dụ như: tranvanphong@gmail.com

  • Drive for Mac/PC có tính năng tương tự như Backup and Sync, nhưng đã không còn được Google hỗ trợ và sẽ chính thức bị “khai tử” vào ngày 12/5/2018. Drive for Mac/PC sẽ được nâng cấp và thay thế bằng phiên bản mới với tên gọi Backup and Sync.

Drive File Stream & Backup and Sync

Nguyên tắc hoạt động của Google Drive File Stream

Với Drive File Stream, bạn truyền trực tiếp tệp (streaming file) Drive của mình từ đám mây (Cloud) về máy tính, giải phóng dung lượng đĩa và băng thông mạng (không làm tốn dung lượng ổ cứng và sử dụng ít băng thông). Bởi vì tệp Drive được lưu trữ trên đám mây, mọi thay đổi bạn hoặc cộng tác viên của bạn đều được tự động cập nhật ở mọi nơi. Bạn sẽ luôn có phiên bản mới nhất. Bạn cũng có thể cung cấp tệp Drive cho truy cập ngoại tuyến. Các tệp được lưu trong bộ nhớ cache này đồng bộ hóa với đám mây khi bạn trực tuyến, vì vậy phiên bản mới nhất có sẵn trên tất cả các thiết bị của bạn.

Lưu ý: Chỉ có người dùng tài khoản Google dành cho doanh nghiệp hay trường học (tài khoản G Suite) mới có thể sử dụng Drive File Stream.

  • Nếu bạn đang dùng tài khoản Gmail cá nhân hay không có tài khoản G Suite, bạn có thể đăng kí tại đây.
  • Nếu bạn đã có tài khoản G Suite, hãy liên hệ với admin của doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc để được hỗ trợ sử dụng Google Drive File Stream.

Lợi ích của Google Drive File Stream

Drive File Stream mang đến một cách truy cập tài liệu mới: Bạn có thể truy cập các tài liệu lưu trữ trên Google Drive (Docs, Sheets, Slides,…) nhanh hơn, trực tiếp từ máy tính của mình, bằng cách mở ứng dụng Drive File Stream đã được cài đặt trên máy.

Tuy nhiên, khác với các giải pháp đồng bộ hóa tài liệu khác, Drive File Stream KHÔNG yêu cầu bạn phải tải tài liệu về máy tính, vì thế nó không gây tốn dung lượng ổ cứng và bạn cũng không phải mất thời gian đợi tài liệu đồng bộ hóa. Khi cần xem hay sửa một tài liệu nào đó, Drive File Stream sẽ tự động truyền tài liệu đó từ Cloud xuống cho bạn.

  • Truy cập, tìm kiếm và quản lý tài liệu trên Google Drive từ máy tính của mình chỉ trong vài giây.
  • Chỉ cần truy cập vào những tài liệu bạn cần, vào lúc bạn cần (on-demand) thay vì lưu sẵn toàn bộ tài liệu ở máy tính.
  • Truy cập tài liệu nhanh hơn, vì các tệp được truy cập thường xuyên nhất sẽ được hiển thị ngay trên màn hình nền một cách thông minh.
  • Tránh nguy cơ người dùng tải hết toàn bộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp xuống máy tính cá nhân.

Một vài điều quan trọng cần lưu ý:

Vào tháng 10, người dùng Drive dành cho Mac / PC có thể bắt đầu thấy thông báo rằng Drive dành cho Mac / PC sắp ngừng hoạt động.
Nếu người dùng đang chạy cả dùng Drive File Stream và Backup and Sync (Sao lưu và đồng bộ hóa) trên cùng một máy, họ sẽ được nhắc ngừng đồng bộ hóa đến Drive với Backup and Sync.
Và trình chỉnh sửa Drive Team sẽ không thể chỉnh sửa file Drive Team khi chúng được mở trong Drive File Stream nữa; mà bây giờ sẽ chỉ có thể xem chúng mà thôi. Để chỉnh sửa các tệp này, thì bạn cần phải mở chúng trong Drive trên web.

Lưu ý: Cài đặt mặc định của Drive File Stream là không lưu trữ tài liệu trên máy tính của bạn. Điều này có nghĩa là: Nếu không có kết nối Internet, bạn sẽ không thể truy cập các tài liệu đó. Để có thể truy cập tài liệu offline, bạn phải cài đặt chế độ offline cho một số tài liệu/ thư mục mà mình cần.

 

Sự khác nhau của Google Drive File Stream và Backup and Sync

Drive File Stream và Backup and Sync đều là các ứng dụng yêu cầu phải được cài đặt trên máy tính, cho phép bạn truy cập và quản lý các tài liệu được lưu trữ trên Google Drive, trực tiếp từ máy tính của mình.

Drive File Stream: là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp. Ứng dụng này cho phép người dùng tải tài liệu trực tiếp từ Cloud, dó đó:

  • Không làm tốn dung lượng ổ cứng và tiết kiệm băng thông
  • Giảm thời gian chờ đợi tài liệu đồng bộ hóa
  • Tránh việc lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp trên ổ cứng cá nhân

Backup and Sync: Consumer sync client – cho phép người dùng cá nhân (sử dụng tài khoản Google cá nhân) đồng bộ hóa tài liệu (doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng giải pháp này). Trước đó, người dùng sử dụng Drive for Mac/PC để đồng bộ hóa tài liệu trên máy tính và Drive, tuy nhiên Drive for Mac/PC đã không còn được Google hỗ trợ và sẽ bị “khai tử” vào 12/5/2018. Thay vào đó, Google giới thiệu Backup and Sync như một giải pháp thay thế.

Mặc dù có tính năng tương tự nhau, hai ứng dụng này vẫn có những điểm khác biệt mà người dùng cần lưu ý, bài viết này sẽ so sánh sự khác biệt đó nhằm giúp người dùng có những lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu công việc của mình.

Đặc điểmBackup and SyncDrive File Stream
Use files in My Drive
(Sử dụng file trong Drive của tôi)
VV
Use files in Shared Drives
(Sử dụng file trong Bộ nhớ dùng chung)
XV
Sync only selected folders in My Drive*
(Chỉ đồng bộ hóa các thư mục được chọn trong Drive của tôi)
VV
Sync only individual files in My Drive*
(Chỉ đồng bộ hóa các tập tin được chọn trong Drive của tôi)
XV
Use native apps, like Microsoft Office & Photoshop
(Sử dụng các ứng dụng gốc, như Microsoft Office & Photoshop)
VV
See who’s editing with real-time presence in Microsoft Office
(Xem ai đang chỉnh sửa thời gian thực trong Microsoft Office)
XV
Integrates with Microsoft Outlook
(Tích hợp với Microsoft Outlook)
XV
Sync other folders, like Documents or Desktop
(Đồng bộ hóa các thư mục khác, như Documents hoặc Desktop)
VX
Use with your personal Google Account, like tranvan@gmail.com
(Sử dụng với Tài khoản Google cá nhân của bạn, như tranvan@gmail.com)
VX
Use with your work or school Google Account
(Sử dụng với Tài khoản Google tại nơi làm việc hoặc trường học của bạn)
có thểV
Upload photos and videos to Google Photos
(Tải ảnh và video lên Google Photos)
VX

 

Nói một cách dễ hiểu

  • Backup and Sync: Giúp bạn upload và sao lưu (dự phòng) tài liệu từ các thư mục khác như máy tính, thẻ nhớ, USB, máy ảnh,… lên cloud. Nếu trước khi đồng bộ, bạn chỉ có thể dùng máy tính để mở các file thì sau khi đã đồng bộ, bạn có thể truy cập dữ liệu ở mọi lúc, mọi nơi, trên bất kì thiết bị nào – điện thoại, máy tính bảng, máy tính cá nhân,…
  • Drive File Stream: Giúp bạn truy cập tất cả tài liệu đang được lưu trên Google Drive theo nhu cầu sử dụng, trực tiếp từ máy tính cá nhân mà không tốn dung lượng ổ cứng. 

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Drive File Stream trên máy tính

Truy cập vào link đây để lấy bộ cài các bạn rê chuột xuống phần giữa của trang.

Hoặc link dành cho Windows | link dành cho Mac

Tùy vào máy tính của bạn sử dụng là Windows hay MAC mà tải các bộ cài khác nhau nhé. Ở đây, admin chưa có tiền mua MAC nên sẽ hướng dẫn Windows 😀

Sau khi tải về, các bạn cho chạy file GoogleDriveFSSetup.exe  để cài đặt Google Drive File Stream nhé!

Các bạn chờ khoảng 1 phút để tải dữ liệu về máy, sau khi hoàn tất sẽ xuất hiện cửa sổ sau. Nhập tài khoản của bạn vào

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy cửa sổ như hình, các bạn chỉ cần ấn mũi tên qua cho hết là được.

Sau khi cài đặt thành công, mặc định Google Drive File Stream sẽ xuất hiện trong My Computer và biểu tượng bên dưới góc màn hình.

Sau đó, bạn vào “My Computer” sẽ thấy xuất hiện thư mục Google Drive File Stream như hình. ĐẶC BIỆT, Google Drive File Stream là bộ nhớ ảo vì vậy nó sẽ không ảnh hưởng gì đến dung lượng của ổ cứng máy tính các bạn. Mọi dữ liệu sẽ đi kèm trên tài khoản Gmail mà các bạn đăng nhập vào Google Drive File Stream.

huong-dan-cai-dat-Google-Drive-File-Stream-by-khukhocongnghe
huong-dan-cai-dat-Google-Drive-File-Stream-by-khukhocongnghe

LƯU Ý: Có một số trường hợp các bạn sau khi cài đặt thành công và đăng nhập vào tài khoản Gmail trên Google Drive File Stream nhưng khi mở thư mục vào thì không thấy một số file như trên Google Drive. Các bạn chỉ cần lên Google Drive, kích phải chuột vào thư mục các bạn muốn đồng bộ về Google Drive File Stream và chọn “Add to Drive” như hình bên dưới là được.

Vậy là xong phần hướng dẫn cài đặt Google Drive File Stream, hi vọng các bạn sẽ cài đặt được.

huong-dan-cai-dat-Google-Drive-File-Stream-by-khukhocongnghe11
Với những kiến thức mình vừa chia sẻ về Google Drive File Stream là gì, cũng như cách cài đặt và sử dụng Drive File Stream. Hy vọng sẽ giúp các bạn có những giải pháp tốt nhất tối ưu hiệu quả công việc cho cá nhân cũng như công ty của mình.
Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *